Memperhatikan surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-KN.00.03/287/2022 tanggal 17 Oktober 2022 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip, serta Keputusan Bupati Kutai Kartanegara Nomor 2 / SK-BUP / HK / 2023 tentang Penetapan Pemusnahan Arsip, maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Kutai Kartanegara pada Hari : Selasa
Tanggal : 4 Juli 2023
Pukul : 10.00 Wita s.d selesai
Tempat : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara
telah melaksanakan kegiatan Pemusnahan Arsip Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun (Arsip Perpustakaan Umum Kabupaten Kutai Kartanegara) sebanyak 118 berkas dengan jangka waktu Tahun 1999-2008.
Hal tersebut berdasarkan Perka ANRI No 37 Thn 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip dimana tertuang pd BAB II PEMUSNAHAN ARSIP dimana Prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut:
A. Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
B. Penyeleksian Arsip;
C. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
D. Penilaian Arsip;
E. Permintaan Persetujuan Pemusnahan;
F. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan
G. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip.
yg kesemua tahapan itu telah dilaksanakan sesuai urutan dan prosedur.
Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan:
a. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
c. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
d. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).
Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan
unit kerja bidang pengawasan.
Pimpinan UK adalah Kepala LKD Kabupaten Kutai Kartanegara ibu Hj. Aji Lina Rodiah, SE, dan 2 Kepala Bidang Perpustakaan / Pimpinan UP yang arsipnya dimusnahkan yaitu Bidang Pengembangan Perpustakaan & Pembudayaan Kegemaran Membaca (Kabid Nur Azizah Abdul Bahri,SH dan Bidang Pengolahan, Layanan & Pelestarian Bahan Puerpustakaan ( Dedy Wahyudi,S.E,M.Si ), serta dihadiri oleh saksi dari Bagian Hukum Setkab Kutai Kartanegara Bu Nunung dan Inspektorat Kabupaten Bapak Hasmiyana.
