Tenggarong, 4 September 2025 – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) melalui Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) melaksanakan Rapat Koordinasi (Rakor) Penyelamatan Arsip untuk membahas penyelamatan arsip dari Perangkat Daerah yang mengalami penggabungan atau pembubaran di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara.
Adapun OPD yang diundang dalam rakor ini meliputi:
- Dinas Pertanahan dan Tata Ruang
- Dinas Pertanian dan Peternakan
- Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan
- Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Rapat koordinasi dihadiri oleh Sekretaris Unit Kearsipan (UK), anggota UK dari masing-masing OPD, pejabat struktural, arsiparis, serta undangan lainnya. Kegiatan berlangsung di Aula Perpustakaan Diarpus Kukar, Jalan Danau Semayang, Tenggarong, pada Kamis (4/9/2025).
Acara secara resmi dibuka oleh Plt. Kepala Diarpus Kukar, Rinda Desianti, S.Sos., M.Si., kemudian dipimpin oleh Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A), Varia Fadillah, S.Sos., didampingi Arsiparis Ahli Muda, Siti Noergaimah, S.E., M.M. Kegiatan ditutup dengan sesi diskusi dan tanya jawab bersama peserta
Plt. Kepala Diarpus Kukar, Rinda Desianti dalam sambutannya menekankan pentingnya pendampingan bagi OPD agar pengelolaan arsip lebih baik dari sebelumnya.
“Pembagian tim pendampingan ini penting supaya setiap instansi mendapat perhatian yang merata. Arsip dari penggabungan maupun pembubaran OPD nantinya akan bermuara menjadi arsip statis yang disimpan di Record Center Daerah sebagai bukti otentik perjalanan sejarah penyelenggaraan pemerintahan,” ungkap Rinda.
Rinda juga mengingatkan bahwa arsip tidak boleh dianggap sepele karena memiliki nilai penting, baik sebagai bukti sah dalam urusan hukum maupun sebagai sumber sejarah. Melalui proses penyusutan, OPD dapat memilah arsip yang bernilai guna, arsip yang dapat dimusnahkan, hingga arsip yang harus disimpan sebagai arsip statis.
Selain itu, maksud dari kegiatan ini adalah untuk mengoordinasikan dan menyamakan persepsi antara Diarpus Kukar dengan Perangkat Daerah terkait mengenai pentingnya penanganan arsip secara sistematis dan terstruktur, terutama yang berasal dari OPD yang mengalami perubahan struktur (penggabungan atau pembubaran) akibat perubahan nomenklatur di Kukar.
Adapun tujuan kegiatan ini yaitu agar arsip tetap terjaga keutuhan, autentisitas, serta nilai gunanya sesuai ketentuan yang berlaku. Harapannya, perangkat daerah dapat melaksanakan pengelolaan arsip secara tertib, sistematis, dan mendukung ketersediaan arsip bagi kepentingan hukum, administrasi, maupun sejarah.
Dalam rapat tersebut turut disampaikan beberapa arahan teknis, di antaranya:
- OPD yang mengalami penggabungan maupun pembubaran agar segera melakukan penyusutan arsip sesuai regulasi.
- Arsip dinamis diatur melalui pengelolaan Record Center.
- Arsip statis diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kukar.
- Arsip inaktif yang sudah tidak digunakan lagi dapat dilakukan pemusnahan sesuai 7 tahapan sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip, dengan tetap mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara dalam Peraturan Bupati Nomor 73 Tahun 2023.
Kepala Bidang P2A, Varia Fadillah, menegaskan bahwa tahapan pemusnahan arsip harus dilakukan secara cermat.
“Pemusnahan arsip wajib melalui tujuh tahapan dan mendapat persetujuan pemusnahan dari Pimpinan Pencipta Arsip, yaitu Bupati Kukar. Sementara itu, arsip dengan retensi di atas 10 tahun wajib mendapatkan persetujuan dari ANRI Pusat,” jelasnya.
Melalui kegiatan ini, diharapkan OPD di lingkungan Pemkab Kukar semakin memahami pentingnya pengelolaan dan penyelamatan arsip, serta mampu menjalankan proses penyusutan sesuai dengan aturan yang berlaku.
