Tenggarong, 28 April 2025 – Sebagai upaya peningkatan tata kelola kearsipan yang tertib dan profesional, Dinas Sosial Kabupaten Kutai Kartanegara menggelar dua agenda penting, yaitu pemusnahan arsip retensi di bawah 10 tahun dan penyerahan arsip inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Kutai Kartanegara. Kegiatan ini berlangsung di Kantor Dinas Sosial dan dihadiri oleh berbagai pihak terkait.
Turut hadir dalam kegiatan ini, Plt. Kepala Dinas Sosial Drs. Yuliandris Suherdiman, dan Plt. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Rinda Desianti, S.Sos., M.Si., didampingi Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Varia Fadillah, S.P., M.M. serta Arsiparis Ahli Muda Mahmudah Sara Sira Deivi, SP., M.Si.
Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bentuk implementasi amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala ANRI tentang Jadwal Retensi Arsip. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap dokumen yang telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna, dan tidak terkait perkara hukum, sementara arsip inaktif berupa arsip surat masuk-keluar dan LKH sebanyak 11 boks terlampir sebanyak 710 berkas diserahkan kepada LKD untuk disimpan secara aman. Dalam sambutannya, Drs. Yuliandris Suherdiman menyampaikan bahwa kegiatan ini menjadi langkah strategis dalam penataan arsip agar lebih efektif dan efisien. Ia juga menyampaikan apresiasi atas sinergi yang telah terjalin antara Dinas Sosial dan Dinas Kearsipan.
“Alhamdulillah, tata kelola arsip di Dinas Sosial saat ini telah menunjukkan kemajuan signifikan. Dari nilai kearsipan yang dulu sangat rendah, sekarang sudah mengalami peningkatan. Pada tahun 2023, kita bahkan berada di peringkat keenam. Ini semua tidak lepas dari kerja sama seluruh bidang yang mulai peduli terhadap pentingnya pengelolaan arsip,” ujarnya.
Ia juga menambahkan bahwa keterbatasan ruang penyimpanan arsip aktif menjadi tantangan tersendiri, sehingga pemusnahan dan penyerahan arsip menjadi solusi yang tepat agar manajemen arsip tetap optimal. Senada dengan itu, Plt. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Rinda Desianti, S.Sos., M.Si., menyambut baik langkah Dinas Sosial yang telah secara aktif mengelola arsipnya dengan tertib.
“Pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya dan penyerahan arsip inaktif ini memiliki nilai penting dalam mendukung audit kearsipan internal. Dinas Sosial menjadi contoh yang baik bagi OPD lain di Kutai Kartanegara,” jelasnya.
Ia juga menekankan bahwa saat ini ruang penyimpanan arsip di Record Center LKD cukup terbatas karena harus menampung arsip dari 59 OPD. Oleh karena itu, penyerahan arsip secara bertahap sangat diperlukan untuk menjamin keberlanjutan pengelolaan arsip yang sesuai standar.
Proses pemusnahan arsip dilakukan melalui metode penghancuran fisik (mencacah) sesuai prosedur standar. Sementara itu, penyerahan arsip inaktif dilakukan setelah proses identifikasi, penyusunan daftar arsip, dan pengemasan yang sesuai standar, lalu diterima secara resmi oleh LKD. Kegiatan ini diakhiri dengan penandatanganan berita acara pemusnahan dan penyerahan arsip inaktif oleh perwakilan kedua belah pihak. Kedua kepala dinas berharap, kegiatan ini menjadi awal dari praktik kearsipan yang lebih baik dan berkelanjutan, serta mendorong OPD lain untuk melakukan hal serupa.
Dengan adanya kegiatan ini, Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara terus menunjukkan komitmennya dalam menciptakan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan tertib arsip.
