Pihak petugas Unit Kearsipan (UK) serta Unit Pencipta dan Pengelola Arsip (UPPA) Kantor Kecamatan Muara Badak mendapatkan pendampingan dalam tahapan penyusutan arsip dari Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara. Kegiatan yang berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 8 hingga 10 Mei 2025, didampingi langsung oleh Varia Fadillah, Kepala Bidang P2A Diarpus Kukar, dan Siti Noergaimah, Asiparis Ahli Muda. Pendampingan tersebut diterima oleh Ketua UK Kecamatan Muara Badak, Hj. Nurhaedah, SP., M.Si., yang juga menjabat sebagai Sekretaris Kecamatan Muara Badak.
Pihak Kecamatan Muara Badak dibimbing dalam proses pemusnahan arsip serta pemindahan arsip inaktif dengan retensi minimal 10 tahun ke Record Center yang dimiliki oleh Kecamatan Muara Badak. Tahapan pendampingan dilakukan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pemusnahan Arsip. Petugas didampingi dalam proses:
- Pembuatan daftar penyusunan arsip usul musnah,
- Penyusunan surat pengajuan usul Surat Keputusan (SK) Tim Penilai Arsip kepada Bupati Kutai Kartanegara,
- Pembuatan surat persetujuan pemusnahan arsip (SPP),
- Hingga tahap pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
Menurut Siti Noergaimah, yang mendampingi petugas UK dan UPPA Kecamatan Muara Badak, dalam pelaksanaan pemusnahan arsip nantinya harus dihadirkan dua orang saksi dari luar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kecamatan Muara Badak. Kedua saksi tersebut berasal dari Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara dan Inspektorat Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara. Selain itu, arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu harus melalui proses penilaian oleh Tim Penilai Arsip Usul Musnah. Tim ini ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Bupati Kutai Kartanegara selaku Pimpinan Pencipta Arsip. Sementara itu, untuk arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, pemindahannya dilakukan ke Lembaga Kearsipan Daerah untuk dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara.
