Belajar Penilaian Autentikasi Arsip Statis dan Arsip Hasil Alih Media
Dalam rangka Perlindungan dan Penyelamatan Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara Tahun 2023, yang meliputi peningkatan dan pengembangan pengetahuan dan keterampilan SDM Kearsipan dalam hal ini Pengelola Arsip Perangkat Daerah dan Arsiparis Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Kutai Kartanegara, maka LKD Kabupaten Kutai Kartanegara melakukan kegiatan Magang Penilaian Autentikasi Arsip Statis dan Arsip Hasil Alih Media
Magang Penilaian Autentikasi Arsip Statis dan Arsip Hasil Alih Media dilaksanakan pada Hari Selasa s.d Jumat tanggal 11 s.d. 14 Juli 2023 di Direktorat Preservasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Peserta sebanyak 15 orang berasal dari 7 PD yaitu :
- Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebanyak 2 orang, Kepala Bidang P3K Bapak Varia Fadillah, S.P., sebagai pendamping dan mewakili Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
- Bappeda sebanyak 2 orang
- BPKAD sebanyak 2 orang
- Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman sebanyak 2 orang
- Dinas Kepemudaan dan Olahraga 2 orang
- Dinas Perhubungan 2 orang
- Dinas Koperasi dan UKM 2 orang
HASIL KUNJUNGAN LAPANGAN ADALAH SEBAGAI BERIKUT:
- Mengetahui praktik Alih Media arsip statis di Direktorat Preservasi, ANRI- Melihat peralatan dan proses alih media secara singkat & menyeluruh
- Kunjungan Interaktif, tanya jawab langsung dengan Arsiparis selaku petugas alih media
- Peserta memiliki pengetahuan tambahan sebagai masukan untuk kegiatan atau pengembangan alih media di lingkup kerjanya masing-masing
TANTANGAN
Alih media arsip statis di Tim Kerja Reproduksi dan Digitalisasi Arsip sudah dilakukan sebagai upaya preservasi, dengan terus diupayakan perbaikan dan peningkatan kualitas dari berbagai aspek (sarana prasarana, SDM, output, dll).
Hambatan:
➢ Peralatan alih media arsip format analog sudah usang dan discontinued/ tidak ada produksi alat baru (analog switch off secara global tahun 2025)
➢ Storage/ media simpan arsip statis hasil alih media yang dibutuhkan cukup besar dan terus bertambah setiap tahunnya
➢ Kesulitan pengadaan peralatan alih media terkait TKDN, sementara peralatan tersebut hampir semuanya tidak di produksi di Indonesia
➢ Kekurangan SDM di Kelompok Reproduksi dan Digitalisasi Arsip dan kurangnya peralatan alih media arsip film dan video, tidak sebanding dengan jumlah arsip yang direncanakan untuk percepatan digitalisasi
Sebelum magang, para peserta mendapat materi tentang Reproduksi dan Digitalisasi Arsip, oleh Arsiparis Seno Utomo Suprianto, S.AP, serta penjelasan materi tentang Autentikasi Digitasi Arsip Statis oleh Ketua Tim Laboratorium dan Autentikasi Arsip, Ibu Yanah Suryanah.
setelah menerima penjelasan materi, barulah Seluruh peserta di bagi 2 kelompok agar hasil kerja lebih fokus dan lebih konsentrasi. sebelum memasuki ruang Laboratorium, peserta diwajibkam memakai pakaian laboratorium dan masker, serta alas kaki yg disediakan agar laboratorium tetap bersih dan steril, mulailah peserta di bimbing untuk mengerjakan pengidentifikasian arsip RESIDENSI SEMARANG yg tercipta pd zaman belanda tepatnya Tahun 1850. penentuan kerusakan kertas apakah sudah berubah warna, terdapat bintik-bintik coklat kecil di setiap lembar arsip, ketikan / tulisan apakah menembus kertas pada halaman selanjutnya, apakah dimakan hama tuma (kutu buku), apakah kertas sudah rapuh dan pengujian” lainnya.
Pengujian dilanjutkan ke ruang Laboratorium Kimia untuk menentukan berat kertas di timbang dengan timbangan kertas, mengukur ketebalan kertas di gunakan alat pengukur khusus, pengujian pH kertas apakah asam atau basa dengan kisaran 1 s.d 7 adalah basa dan 8 s.d 14 pH nya adalah asam.
setelah melewati beberapa pengujian baru ditentukan mana arsip yang diprioritaskan untuk dilakukan preservasi dan alih media.
kami juga praktik menguji keaslian/ke autentikasian suatu arsip dengan alat khusus pendeteksi surat dengan memainkan sinar infra merah dalam level tertentu, maka akan di dapat beberapa kemungkinan, jika arsip yg di uji tsb terlihat di layar/ screen tintanya hanya satu antara isi surat, tandatangan dan stempel, maka sudah dipastikan surat tsb adlh hasil scan (palsu), sebaliknya jika hasilnya terdapat 2-3 / lebih tinta berbeda antara isi surat, tandatangan dan stempel, maka dipastikan surat tersebut asli. teknik pengetikan, TND jg mempengaruhi pengujian, bisa di nilai dari font size yg berbeda antara alenia serta lain-lain pembuktian.
