Tenggarong, 08 Juli 2026 – Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara menggelar kegiatan Pembinaan Kearsipan dan Akuisisi Arsip Terjaga pada Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), lembaga pemerintahan seperti Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) dan Komisi Pemilihan Umum (KPU), serta Perangkat Daerah di Kabupaten Kutai Kartanegara, Rabu (1/7/2026), pukul 09.00–12.00 WITA.
Kegiatan yang berlangsung di ruang rapat instansi tersebut dihadiri oleh perwakilan dari lembaga pemerintahan seperti KPU dan Bawaslu, serta empat BUMD di Kutai Kartanegara, yaitu Perseroan Daerah (Perseroda) Kukar Sejahtera Dambaan Etam (KSDE), Perusda Mahakam Gerbang Raja Migas (MGRM) Kutai Kartanegara, PT Tunggang Parangan (TP) Perseroda, dan Perumda Air Minum Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara.
Acara dibuka secara resmi oleh Kepala Diarpus Kukar, H. M. Ridha Darmawan, S.P., M.P., yang dalam sambutannya menekankan pentingnya seluruh OPD dan BUMD memiliki pemahaman yang seragam mengenai pengelolaan arsip, serta melakukan penyerahan arsip terjaga yang dimiliki untuk diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kukar. Hal ini mengingat kategori arsip terjaga berkaitan langsung dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.
Rapat kemudian dilanjutkan oleh Kepala Bidang P2A Diarpus Kukar, Varia Fadillah, S.P., M.M., selaku pemateri utama. Dalam paparannya, Varia Fadillah menjelaskan pengertian arsip secara umum sekaligus mengenalkan kategori arsip terjaga kepada seluruh peserta. Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Pasal 1 angka 7, arsip terjaga didefinisikan sebagai arsip negara yang memerlukan perlindungan dan penyelamatan khusus agar keasliannya tetap terjamin dari ancaman kebocoran, kerusakan, maupun kehilangan. Ketentuan ini kemudian dijabarkan lebih teknis melalui Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur tata cara pengelolaan, penyimpanan, hingga pengamanan arsip.
Di tingkat daerah, ketentuan tersebut diperkuat melalui Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Kutai Kartanegara Nomor 2 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, yang menjadi payung hukum bagi seluruh OPD, BUMD, dan lembaga terkait dalam mengelola arsip di wilayah Kukar. Sebagai turunan teknisnya, Peraturan Bupati (Perbup) Kutai Kartanegara Nomor 73 Tahun 2023 tentang Penyelamatan Arsip Terjaga mengatur secara rinci mekanisme identifikasi, akuisisi, perlindungan, hingga penyusutan arsip terjaga di lingkungan Pemkab Kukar. Kehadiran Perda dan Perbup ini menegaskan bahwa pengelolaan arsip terjaga bukan sekadar imbauan, melainkan kewajiban yang memiliki kekuatan hukum mengikat bagi setiap instansi.
Selain aspek perlindungan, rapat ini juga menegaskan bahwa mekanisme pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan sembarangan. Sesuai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009, pemusnahan arsip yang termasuk kategori terjaga wajib melalui prosedur legalitas yang ketat dan harus mendapat persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku Kepala Lembaga Kearsipan Nasional, atau Kepala Lembaga Kearsipan Daerah sesuai kewenangannya. Prosedur ini bertujuan mencegah hilangnya dokumen negara yang memiliki nilai kesejarahan, hukum, maupun administratif, sekaligus memastikan setiap tahapan pemusnahan tercatat dan terdokumentasi dengan baik.
Koordinasi lintas instansi ini dinilai penting, mengingat masing-masing lembaga menyimpan arsip dengan tingkat kerahasiaan dan risiko yang berbeda-beda, sehingga diperlukan pemahaman yang setara mengenai prosedur perlindungan maupun pemusnahannya. Sesi tanya jawab turut mewarnai jalannya rapat, di mana sejumlah perwakilan OPD dan BUMD aktif menyampaikan pertanyaan seputar teknis penyusutan arsip di instansi masing-masing.
Antusiasme peserta ini menjadi indikasi tingginya kebutuhan akan pemahaman yang lebih mendalam terkait tata kelola arsip terjaga di lapangan. Dengan pemahaman yang seragam di seluruh OPD, BUMD, dan lembaga terkait, diharapkan setiap instansi mampu mengelola arsip terjaga sesuai koridor hukum yang berlaku, sekaligus mempercepat proses administrasi kearsipan di masa mendatang.
