Tenggarong, 19 Mei 2026 — Dalam upaya menambah khazanah Arsip Vital pada Depo Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Kutai Kartanegara, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara, H. M. Ridha Darmawan, S.P., M.P., bersama Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A), Varia Fadillah, S.P., M.M., menyerahkan sebanyak 2.996 lembar Arsip Vital berupa laporan pemusnahan arsip retensi di bawah 10 tahun dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara pada Senin (18/05/2026).
Kegiatan ini merupakan implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 11 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, serta Peraturan Bupati Kutai Kartanegara Nomor 48 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.
Arsip Vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, serta tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Adapun jenis Arsip Vital yang diserahkan berupa laporan pemusnahan arsip OPD yang dilaksanakan pada tahun 2022, 2023, 2024, dan 2025.
Arsip Vital yang merupakan laporan hasil pemusnahan dari 18 OPD tersebut diterima oleh Hj. Norhairi, S.Sos., M.M., selaku Kepala Bidang Pengelolaan dan Perizinan Penggunaan Arsip (P3A), untuk dilakukan pengamanan Arsip Vital pada Depo LKD Kukar.
Pengamanan Arsip Vital merupakan kegiatan untuk melindungi arsip, baik fisik maupun informasinya, dari kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
Bersamaan dengan kegiatan tersebut, pihak Diarpus Kukar juga menghimbau kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara agar segera melakukan perlindungan dan penyelamatan Arsip Vital yang dimiliki.
Adapun kegiatan perlindungan dan penyelamatan Arsip Vital meliputi:
- Laminasi, yaitu metode perlindungan atau penguatan lembaran arsip/dokumen yang lemah atau rusak dengan cara memasukkan di antara dua lembar tisu tipis atau bahan penguat lainnya.
- Enkapsulasi, yaitu metode perlindungan atau penguatan lembaran arsip/dokumen yang lemah atau rusak dengan cara memasukkan ke dalam sampul plastik transparan (polyester) yang disegel pada setiap sisinya.
- Penduplikasian, yaitu metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (backup) arsip dalam bentuk media yang sama maupun berbeda dari arsip asli.
- Pemencaran (dispersal), yaitu metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy backup) ke tempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda.
- Penyimpanan khusus (vaulting), yaitu metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
- Penyelamatan Arsip Vital, yaitu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih aman.
- Pemulihan Arsip Vital, yaitu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana.
- Perlindungan Arsip Vital, yaitu kegiatan mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, kehilangan, maupun kemusnahan, baik secara fisik maupun informasi.
